Pour améliorer l’efficacité d’une entreprise sans avoir à remplacer ses systèmes actuels, la meilleure option consiste à automatiser les processus administratifs. Il est aujourd’hui possible de configurer des robots logiciels (grâce à la RPA) capables d’effectuer des tâches répétitives, structurées et basées sur des règles (telles que la saisie de données, le téléchargement de documents, la validation d’informations ou la génération de rapports).
Au fond, l’objectif n’est pas de remplacer le travail des personnes (ni les personnes elles-mêmes), mais d’alléger la charge de travail liée aux tâches manuelles (celles qui mobilisent beaucoup de temps et de ressources). Ainsi, les équipes pourront consacrer davantage de temps à des tâches qu’aucun robot ne pourra accomplir : celles qui nécessitent une analyse, du discernement ou un service client.
Parmi les tâches présentant le plus grand potentiel d’automatisation, nous en avons sélectionné dix que toute entreprise peut mettre en œuvre grâce à la RPA.
Enregistrement et comptabilisation des factures
Les tâches les plus courantes dans le cadre de la gestion des factures consistent généralement à télécharger des fichiers, à vérifier les données, à saisir les informations dans l’ERP de l’entreprise et à archiver les documents.
Les tâches les plus courantes dans le cadre de la gestion des factures consistent généralement à télécharger des fichiers, à vérifier les données, à saisir les informations dans l’ERP de l’entreprise et à archiver les documents.
Il est également capable de détecter les doublons, de vérifier que les montants correspondent et, dans les cas susceptibles de susciter des doutes, de signaler les documents à vérifier manuellement.
Les principaux avantages sont une réduction totale des erreurs de saisie et une accélération du rythme de travail du service financier.
Inscription des fournisseurs
Pour enregistrer un nouveau fournisseur, il faut rassembler une série de documents, vérifier les informations fiscales, contrôler les certificats et créer des fiches. Le tout, qui plus est, entre différentes applications.
Grâce aux automatisations, il est possible de transférer les informations issues de formulaires ou d’e-mails vers l’ERP, le système d’achats ou la plateforme comptable. Il est même possible de détecter les documents manquants, d’envoyer des notifications et de conserver une trace de l’ensemble du processus.
Rapprochements bancaires
Une autre tâche courante lors de la mise en place d’un processus d’automatisation consiste à rapprocher les mouvements bancaires. Grâce à la RPA, il est possible d’accéder aux plateformes bancaires, de télécharger les relevés, de comparer les mouvements avec la comptabilité et d’identifier les correspondances.
Le robot peut détecter des anomalies, des paiements non identifiés ou des montants erronés, et créer un ticket pour qu’ils soient examinés. Ainsi, les intervenants n’ont à intervenir que dans les cas qui nécessitent réellement une analyse.
Élaboration de rapports périodiques
Lors de la création de rapports (qu’ils soient quotidiens, hebdomadaires ou mensuels), il arrive souvent que les données proviennent de différentes applications. Le problème, c’est que la collecte de toutes ces informations peut prendre plusieurs heures.
Un robot est capable d’extraire les données, de les regrouper dans un tableur, d’appliquer des formules et de diffuser le rapport aux personnes concernées. Le tout dans un format défini et toujours dans les délais.
Téléchargement de documents à partir de portails
La RPA peut accéder aux portails des clients, des fournisseurs, des banques, des compagnies d’assurance, des administrations publiques… et télécharger des factures, des justificatifs, des certificats…
Ces consultations peuvent être programmées pour avoir lieu régulièrement, ce qui permet de s’assurer qu’aucune notification importante ne reste sans réponse.
Communications avec les administrations publiques
Pour effectuer certaines démarches administratives, il est nécessaire d’accéder à des portails en ligne, de fournir des documents, de consulter l’état d’avancement d’une demande ou de télécharger des justificatifs.
La RPA peut être utilisée pour automatiser une partie de ces tâches, à condition que les procédures soient stables et correctement définies. Le robot est capable de préparer des dossiers, de saisir des données, de consulter des dossiers et d’archiver les réponses reçues, tout en assurant la traçabilité de chaque opération.
Mise à jour des données dans différents systèmes
Dans les entreprises, il est courant que les informations soient dupliquées dans différents systèmes (ERP, CRM, logiciels de comptabilité, etc.). Dans ces cas-là, lorsqu’une donnée change, il faut la mettre à jour à plusieurs endroits. Le faire manuellement engendre une certaine incertitude, car cela augmente le risque d’incohérences.
Un robot est capable de détecter la modification et de la reproduire là où cela est nécessaire, le tout de manière sûre, rapide et fiable.
Gestion des embauches et des départs des salariés
Lorsqu’un salarié entre dans l’entreprise ou la quitte, cela entraîne inévitablement plusieurs tâches administratives à accomplir. Il faut créer des comptes utilisateurs, saisir des données, préparer des documents, envoyer des courriers…
La RPA peut coordonner ces tâches et vérifier que chaque étape a bien été effectuée. Cela permet de réduire les oublis et facilite l’accès du nouvel employé à ses identifiants et à ses outils dès son premier jour.
De même, en cas de départ d’un collaborateur, l’automatisation de l’ensemble du processus de retrait des badges, de suppression des comptes, de restriction des autorisations… permet non seulement de gagner du temps, mais rend également la procédure plus sûre.
Envoi d’avis et de messages automatiques
Les robots logiciels peuvent également se charger d’envoyer des rappels, des confirmations et des notifications concernant les échéances, les documents en attente, les commandes, les paiements ou les renouvellements.
De plus, il est possible de personnaliser les communications en fonction des données propres à chaque client, fournisseur ou employé, tout en conservant une trace de la date d’envoi de chaque message et, si nécessaire, d’en assurer le suivi ultérieur.
Validation et recoupement des informations
Dans de nombreux processus administratifs, il est nécessaire de comparer les données entre différents documents. La RPA est capable d’effectuer ces comparaisons de manière automatique (notamment en appliquant des règles prédéfinies) afin de vérifier, par exemple, si une facture correspond à une commande ou de s’assurer qu’un fournisseur est agréé.
Les cas conformes continuent d’être traités sans intervention humaine, mais pour ceux qui présentent des exceptions, il est possible de définir qu’ils soient transmis au responsable concerné afin qu’il les examine personnellement.
Comment identifier les processus adaptés à la RPA
Nous avons vu plusieurs exemples de processus qui peuvent gagner en efficacité grâce à l’automatisation par RPA, mais il est certain que toutes les tâches ne doivent pas nécessairement être automatisées.
Les meilleurs candidats sont les processus répétitifs (qu’ils soient quotidiens, hebdomadaires ou mensuels s’il s’agit de processus longs…), présentant un volume suffisant, des règles claires et des données structurées.
Il est également important que la procédure soit relativement stable et que le gain de temps ou la réduction des erreurs justifient sa mise en place.
En effet, avant de se lancer dans un projet d’automatisation, il convient d’analyser l’ensemble du processus, d’identifier ses exceptions (c’est-à-dire les situations ou conditions qui nécessiteront une intervention humaine) et de définir la partie qui doit être prise en charge par le robot.
Une automatisation administrative adaptée à chaque entreprise
Comme nous l’avons constaté, l’automatisation des processus administratifs grâce à la RPA permet de réduire les erreurs, de raccourcir les délais de réponse et d’améliorer le contrôle des opérations.
De plus, il s’intègre facilement aux applications existantes, ne nécessite aucune modification dans la manière dont les processus sont gérés et la procédure est transparente pour l’utilisateur.
Chez Devol, nous analysons les processus de chaque organisation afin d’identifier les possibilités d’automatisation et de concevoir des solutions adaptées à leur mode de fonctionnement. L’objectif est d’obtenir des améliorations mesurables, de libérer des ressources internes et de permettre aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
