Para mejorar la eficiencia de una empresa, pero sin tener que sustituir sus sistemas actuales, la mejor opción pasa a ser la automatización de procesos administrativos. Hoy en día es posible configurar robots software (mediante RPA) capaces de realizar tareas repetitivas, estructuradas y basadas en reglas (como introducir datos, descargar documentos, validar información o generar informes).
En el fondo no se busca reemplazar el trabajo de las personas (o a las personas en sí mismas), sino reducir la carga de trabajo de tareas manuales (aquellas que consumen mucho tiempo y recursos). Así, los equipos puedan dedicar más tiempo a tareas que ningún robot podrá hacer: aquellas que requieren análisis, criterio o atención al cliente.
De entre los trabajos con más potencial de automatización destacamos diez que cualquier empresa puede acometer gracias al RPA.
Registro y contabilización de facturas
Las tareas más frecuentes a la hora de gestionar las facturas suelen incluir la descarga de archivos, la comprobación de datos, la introducción de información en el ERP de la empresa y el archivado de documentos.
Un robot RPA es capaz de extraer campos del documento (como proveedor, fecha, base imponible, impuestos, número de factura…) y registrarlos automáticamente.
También es capaz de detectar duplicados, comprobar que los importes coincidan y, para aquellos casos en los que se puedan generar dudas, señalar los documentos para una revisión manual.
Las principales ventajas son una reducción total en los errores de transcripción y una mayor velocidad del trabajo del departamento financiero.
Alta de proveedores
Para dar de alta a un nuevo proveedor hay que recopilar una serie de documentación, revisar datos fiscales, comprobar certificados y crear registros. Todo ello, además, entre diferentes aplicaciones.
Gracias a las automatizaciones es posible trasladar la información desde formularios o correos hasta el ERP, el sistema de compras o la plataforma contable. Incluso es posible detectar si faltan documentos, se pueden enviar avisos y mantener un registro de todo el proceso.
Conciliaciones bancarias
Otra de las tareas más habituales a la hora de aplicar una automatización es la de conciliar los movimientos bancarios. Gracias al RPA es posible acceder a la plataformas bancarias, descargar los extractos, comparar los movimientos con la contabilidad y localizar coincidencias.
El robot puede encontrar diferencias, pagos sin identificar o importes incorrectos y generar una incidencia para su revisión. De esta forma las personas solo tienen que intervenir en los casos que realmente necesitan análisis.
Elaboración de reportes periódicos
A la hora de generar informes (sean diarios, semanales o mensuales) suele ocurrir que los datos proceden de distintas aplicaciones. El problema aquí es que recopilar toda esa información puede llevar varias horas.
Un robot es capaz de extraer los datos, consolidarlos en una hoja de cálculo, aplicar fórmulas y distribuir el informe entre las personas correspondientes. Todo en un formato definido y siempre a tiempo.
Descarga de documentos desde portales
RPA puede acceder a portales de clientes, proveedores, bancos, aseguradoras, administraciones públicas… y realizar descargas de facturas, justificantes, certificados…
Estos accesos pueden ser programados para realizarse periódicamente y asegurar, así, que no queden notificaciones importantes sin atender.
Comunicaciones con administraciones públicas
Para cumplir con determinados trámites administrativos es necesario acceder a sedes electrónicas, presentar documentación, consultar estados o descargar justificantes.
RPA se puede utilizar para automatizar parte de estas gestiones siempre que los procedimientos sean estables y estén correctamente definidos. El robot es capaz de preparar archivos, introducir datos, consultar expedientes y archivar las respuestas recibidas, manteniendo además la trazabilidad de cada operación.
Actualización de datos en diferentes sistemas
En las empresas es habitual que la información se encuentre duplicada en diferentes sistemas (ERP, CRM, software contable…) En estos casos, cuando un dato cambia es necesario actualizarlo en múltiples lugares. Hacerlo manualmente genera cierta incertidumbre al aumentar el riesgo de inconsistencias.
Un robot puede detectar la modificación y replicarla allí donde sea necesario, todo ello de forma segura, rápida y confiable.
Gestión de altas y bajas de empleados
Cuando un trabajador entre o sale de la empresa se producen, inevitablemente, varias tareas administrativas que se deben completar. Resulta necesario crear usuarios, registrar datos, preparar documentación, realizar comunicaciones…
RPA puede coordinar estas tareas y comprobar que cada paso se ha completado correctamente. De este modo, se reducen olvidos y se facilita que el nuevo empleado tenga disponibles sus accesos y herramientas desde el primer día.
De igual modo, cuando lo que sucede es una baja, tener automatizado todo el proceso de retirada de credenciales, eliminación de cuentas, restricción de permisos… no solo ahorra tiempo, sino que se vuelve un procedimiento más seguro.
Envío de avisos y comunicaciones automáticas
Los robots software también pueden encargarse de enviar recordatorios, confirmaciones y avisos relacionados con vencimientos, documentación pendiente, pedidos, pagos o renovaciones.
Además, es posible personalizar las comunicaciones con datos de cada cliente, proveedor o empleado manteniendo un registro de cuándo se envió cada mensaje e, incluso, realizar un seguimiento posterior si es necesario.
Validación y cruce de información
Para muchos procesos administrativos es necesario comparar datos entre distintos documentos. RPA es capaz de realizar estas comparaciones de manera automática (incluso aplicando reglas previamente definidas) para comprobar, por ejemplo, si una factura coincide con un pedido o validar si un proveedor está homologado.
Los casos correctos continúan sin que ninguna persona tenga que intervenir, pero para aquellos que muestran excepciones, es posible definir que se envíen al responsable correspondiente para que los revise personalmente.
Cómo identificar procesos adecuados para RPA
Hemos visto varios ejemplos de procesos que pueden ser más eficientes gracias a la automatización mediante RPA, pero lo cierto es que no todas las tareas deben automatizarse.
Los mejores candidatos son procesos repetitivos (ya sea diariamente, semanalmente, mensualmente si es que son procesos largos…), con un volumen suficiente, reglas claras y datos estructurados.
También es importante que el procedimiento sea relativamente estable y que el ahorro de tiempo o la necesidad de disminución de errores compense la implantación.
Y es que, antes de iniciar un proyecto de automatización, conviene analizar el proceso completo, identificar sus excepciones (aquellos estados o condiciones que requerirán la intervención humana) y definir qué parte debe realizar el robot.
Automatización administrativa adaptada a cada empresa
Tal y como hemos comprobado, la automatización de procesos administrativos con RPA ayuda a reducir errores, acorta los tiempos de respuesta y mejora el control de las operaciones.
Además, puede integrarse fácilmente con aplicaciones existentes, no requiere de cambios en la forma en la que se afrontan los procesos y el procedimiento resulta transparente para el usuario.
En Devol analizamos los procesos de cada organización para detectar oportunidades de automatización y diseñar soluciones adaptadas a su forma de trabajar. El objetivo es conseguir mejoras medibles, liberar recursos internos y facilitar que los equipos se centren en tareas de mayor valor.
