Cada vez está más claro que una de las maneras más eficaces de mejorar la productividad, reducir errores y liberar tiempo en las empresas pasa por automatizar sus procesos. Sin embargo, una de las cuestiones más habituales no es qué tecnología utilizar, sino por dónde empezar.
Muchas organizaciones tienen en su haber una larga lista de tareas repetitivas. Son tareas manuales, poco eficientes y que consumen horas y horas de trabajo cada semana. El departamento poco importa: administración, finanzas, RRHH, compras, operaciones, atención al cliente, gestión documental… El reto no está en averiguar dónde aplicar la automatización, el reto es identificar qué procesos son automatizables y cuáles de ellos deberían priorizarse.
¿Qué es un proceso automatizable?
Para empezar una correcta identificación, primero debemos entender qué es un proceso automatizable. Se trata de una tarea o flujo de trabajo que puede ejecutarse de forma total (o parcial) mediante una tecnología, reduciendo así la intervención manual.
No hablamos exclusivamente de procesos complejos. En realidad, el impacto de muchas automatizaciones puede venir al convertir tareas muy concretas: copia de datos entre sistemas, clasificación de documentos, validación de información, descarga de archivos, generación de informes, actualización de registros…
La clave está en detectar correctamente qué procesos se repiten, consumen tiempo, siguen una serie de reglas clara y generan poco valor cuando se hacen manualmente.
El proceso que se repite con frecuencia
Puede que este sea el primer criterio que tener en cuenta a la hora de detectar procesos automatizables. Si una tarea se realiza de forma periódica (diaria, semanal, mensual…) conviene detenerse a analizarla.
Entre los ejemplos más habituales encontramos el registro de facturas, la descarga de informes, la actualización de bases de datos, la revisión de buzones de correo… Cuanto más se repite una tarea, mayor suele ser el retorno de automatizarla.
Consume muchas horas de trabajo manual
Sin ninguna duda, el principal (aunque no único) beneficio de la automatización de procesos es el ahorro de tiempo. Por ese motivo, conviene revisar aquellas tareas que, aunque parezcan sencillas, ocupan muchas horas al mes.
A pesar de que una tarea pueda durar solo unos pocos minutos, si se repite muchas veces o implica a varias personas, puede tener un impacto importante en el consumo de tiempo. Al automatizar, este tiempo ganado puede destinarse a tareas que aporten más valor a la compañía, como el análisis, la atención al cliente o la mejora del negocio.
Las preguntas que debe hacerse cualquier persona que esté planteándose la automatización de algún procesos son: ¿cuántas personas participan?, ¿cuánto tiempo dedican?, ¿con qué frecuencia se repite?, ¿qué ocurre cuando se acumula?
Implica copiar o mover datos entre sistemas
Muchas veces, las empresas mantienen procesos manuales porque sus sistemas no están bien conectados. Es habitual encontrar flujos de trabajo que, por ejemplo, implican que un equipo reciba información por correo, la revise, la copie en un ERP, la actualice en un CRM, la guarde en una carpeta y termine avisando a otro departamento para que siga con la rueda.
Precisamente este tipo de flujos son de los mejores candidatos para la automatización. Cuando hay que introducir la misma información en varios sitios, normalmente existe una oportunidad clara de mejora gracias al RPA o el RPA asistido con IA.
Sigue reglas claras de decisión
Otra de las claves a la hora de elegir correctamente los mejores procesos a automatizar es la de buscar aquellos que siguen reglas bien definidas. Por ejemplo: si falta un dato, se envía un aviso; si el importe supera un límite, se debe solicitar aprobación.
La automatización no elimina la toma de decisiones complejas, pero sí que puede encargarse de las partes más mecánicas del proceso. Además, y gracias a la incorporación de la inteligencia artificial y el proceso documental inteligente, ahora también es posible automatizar tareas que trabajan con documentos no estructurados.
Genera errores, duplicidades o retrasos
Muchos procesos son una fuente frecuente de errores. Al introducir mal un dato, al duplicar elementos, al generar versiones incorrectas o al no hacer un seguimiento a tareas pendientes, se provoca una situación que, más pronto que tarde, termina derivando en un dolor de cabeza para la organización.
La automatización de estos flujos no solo permite reducir los errores (un robot nunca se equivoca), sino que también mejora la trazabilidad. De este modo, es posible conocer el estado de cada tarea, qué información se ha procesado y qué pasos se han completado.
En áreas como finanzas, administración, compras o gestión documental esta trazabilidad puede ser tan importante como el ahorro de tiempo.
Depende demasiado de personas concretas
El hecho de que un proceso solo avance cuando una persona específica se encarga de él, provoca un auténtico riesgo operativo. Los momentos de más tensión son cuando llegan los periodos de vacaciones, las bajas o los cierres mensuales o picos de trabajo. En estos momentos la criticidad de que una sola persona se encargue de la tarea aumenta exponencialmente.
La automatización ayuda a estandarizar flujos, reducir las dependencias internas y a mantener la continuidad del proceso incluso cuando aumenta el volumen de trabajo.
Conviene resaltar que no se trata de sustituir a las personas, sino de evitar que tareas repetitivas bloqueen el funcionamiento de la empresa.
Tiene impacto en clientes, proveedores o equipos internos
Se debe tener en cuenta que no todos los procesos automatizables tienen la misma prioridad. Mientras que algunos ahorran tiempo internamente, otros mejoran directamente la experiencia de clientes, proveedores o empleados.
A la hora de priorizar, es recomendable empezar por procesos con impacto visible y resultados fáciles de medir.
Medición de resultados
A la hora de plantearse la automatización de un proceso es importante definir cómo se medirá el éxito. Algunos indicadores útiles para definir la mejora son el tiempo ahorrado, la reducción de errores, el volumen de tareas procesadas, la mejora en los plazos de respuesta o la disminución de los costes operativos.
Medir el antes y el después ayuda a justificar la inversión (que suele retornar antes de los seis meses) y a detectar nuevas oportunidades de automatización en otras áreas de la empresa.
Una buena estrategia de automatización empresarial no se basa en automatizar tareas sueltas sin criterio, sino en priorizar procesos con impacto real.
Cómo empezar a automatizar procesos en tu empresa
El primer paso para automatizar no es elegir una herramienta, sino analizar cómo trabaja la empresa. Antes de decidir entre RPA, inteligencia artificial, automatización documental, low code o integración de sistemas, conviene entender bien el proceso, sus excepciones, sus datos y sus puntos de bloqueo.
En Devol ayudamos a las empresas a identificar procesos automatizables, priorizar oportunidades y definir la solución tecnológica más adecuada para cada caso. En algunos proyectos la respuesta puede ser un robot RPA; en otros, una aplicación low code, una solución de automatización documental o una combinación de varias tecnologías.
Automatizar procesos no consiste solo en ahorrar tiempo. Consiste en trabajar mejor, reducir errores, ganar trazabilidad y construir una empresa más ágil, eficiente y preparada para crecer.
