Il apparaît de plus en plus clairement que l’automatisation des processus est l’un des moyens les plus efficaces d’améliorer la productivité, de réduire les erreurs et de gagner du temps dans les entreprises. Cependant, l’une des questions qui revient le plus souvent n’est pas de savoir quelle technologie utiliser, mais par où commencer.
De nombreuses organisations ont à leur actif une longue liste de tâches répétitives. Il s’agit de tâches manuelles, peu efficaces, qui mobilisent des heures et des heures de travail chaque semaine. Peu importe le service concerné : administration, finances, RH, achats, opérations, service client, gestion documentaire… Le défi ne consiste pas à déterminer où mettre en œuvre l’automatisation, mais à identifier les processus qui peuvent être automatisés et ceux qui doivent être prioritaires.
Qu’est-ce qu’un processus automatisable ?
Pour pouvoir identifier correctement un processus, il faut d’abord comprendre ce qu’est un processus automatisable. Il s’agit d’une tâche ou d’un flux de travail pouvant être exécuté entièrement (ou partiellement) à l’aide d’une technologie, ce qui réduit ainsi l’intervention manuelle.
Il ne s’agit pas uniquement de processus complexes. En réalité, l’impact de nombreuses automatisations peut résider dans la conversion de tâches très spécifiques : copie de données entre systèmes, classement de documents, validation d’informations, téléchargement de fichiers, génération de rapports, mise à jour d’enregistrements…
La clé réside dans l’identification précise des processus qui se répètent, prennent du temps, suivent un ensemble de règles claires et génèrent peu de valeur lorsqu’ils sont effectués manuellement.
Le processus qui se répète fréquemment
C’est peut-être le premier critère à prendre en compte lorsqu’il s’agit d’identifier les processus pouvant être automatisés. Si une tâche est effectuée de manière régulière (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle…), il convient de prendre le temps de l’analyser.
Parmi les exemples les plus courants, on peut citer l’enregistrement des factures, le téléchargement de rapports, la mise à jour de bases de données, la consultation des boîtes mail… Plus une tâche est répétitive, plus son automatisation est généralement rentable.
Cela nécessite de nombreuses heures de travail manuel
Il ne fait aucun doute que le principal avantage (mais pas le seul) de l’automatisation des processus est le gain de temps. C’est pourquoi il convient de passer en revue les tâches qui, même si elles semblent simples, prennent beaucoup d’heures chaque mois.
Même si une tâche ne dure que quelques minutes, si elle est répétée à de nombreuses reprises ou implique plusieurs personnes, elle peut avoir un impact considérable sur le temps consacré. Grâce à l’automatisation, ce gain de temps peut être consacré à des tâches qui apportent davantage de valeur à l’entreprise, telles que l’analyse, le service client ou l’amélioration des activités.
Les questions que doit se poser toute personne qui envisage d’automatiser un processus sont les suivantes : combien de personnes y participent ? Combien de temps y consacrent-elles ? À quelle fréquence cette tâche se répète-t-elle ? Que se passe-t-il lorsque le travail s’accumule ?
Cela implique de copier ou de déplacer des données d’un système à l’autre
Souvent, les entreprises continuent de recourir à des processus manuels parce que leurs systèmes ne sont pas bien interconnectés. Il est courant de rencontrer des flux de travail qui, par exemple, impliquent qu’une équipe reçoive des informations par e-mail, les examine, les copie dans un ERP, les mette à jour dans un CRM, les enregistre dans un dossier et finisse par prévenir un autre service pour qu’il prenne le relais.
Ce sont précisément ces types de flux qui se prêtent le mieux à l’automatisation. Lorsqu’il faut saisir les mêmes informations à plusieurs endroits, il existe généralement une opportunité d’amélioration évidente grâce à la RPA ou à la RPA assistée par l’IA.
Suivez des règles de décision claires
Un autre élément clé pour bien choisir les processus à automatiser consiste à rechercher ceux qui suivent des règles bien définies. Par exemple : s’il manque une donnée, un avertissement est envoyé ; si le montant dépasse une limite, une validation doit être demandée.
L’automatisation ne supprime pas la prise de décisions complexes, mais elle peut prendre en charge les aspects les plus mécaniques du processus. De plus, grâce à l’intégration de l’intelligence artificielle et du traitement intelligent des documents, il est désormais également possible d’automatiser des tâches impliquant des documents non structurés.
Cela entraîne des erreurs, des doublons ou des retards
De nombreux processus sont souvent à l’origine d’erreurs. Une saisie erronée de données, la duplication d’éléments, la création de versions incorrectes ou l’absence de suivi des tâches en attente peuvent entraîner une situation qui, tôt ou tard, finit par causer des maux de tête à l’entreprise.
L’automatisation de ces flux permet non seulement de réduire les erreurs (un robot ne se trompe jamais), mais aussi d’améliorer la traçabilité. Il est ainsi possible de connaître l’état d’avancement de chaque tâche, les informations qui ont été traitées et les étapes qui ont été franchies.
Dans des domaines tels que la finance, l’administration, les achats ou la gestion documentaire, cette traçabilité peut être tout aussi importante que le gain de temps.
Cela dépend trop de certaines personnes en particulier
Le fait qu’un processus n’avance que lorsqu’une personne spécifique s’en charge représente un véritable risque opérationnel. Les moments les plus tendus sont ceux des périodes de vacances, des arrêts de travail, des clôtures mensuelles ou des pics d’activité. À ces moments-là, le risque lié au fait qu’une seule personne soit chargée de la tâche augmente de manière exponentielle.
L’automatisation permet de standardiser les flux, de réduire les dépendances internes et d’assurer la continuité du processus, même lorsque la charge de travail augmente.
Il convient de souligner qu’il ne s’agit pas de remplacer les personnes, mais d’éviter que des tâches répétitives ne freinent le bon fonctionnement de l’entreprise.
Cela a des répercussions sur les clients, les fournisseurs ou les équipes internes
Il faut garder à l’esprit que tous les processus automatisables n’ont pas la même priorité. Alors que certains permettent de gagner du temps en interne, d’autres améliorent directement l’expérience des clients, des fournisseurs ou des employés.
Lorsqu’il s’agit d’établir des priorités, il est conseillé de commencer par les processus ayant un impact visible et dont les résultats sont faciles à mesurer.
Mesure des résultats
Lorsqu’on envisage l’automatisation d’un processus, il est important de définir comment on mesurera son succès. Parmi les indicateurs utiles pour évaluer l’amélioration, on peut citer le gain de temps, la réduction des erreurs, le volume de tâches traitées, l’amélioration des délais de réponse ou la diminution des coûts d’exploitation.
Mesurer les résultats avant et après permet de justifier l’investissement (qui est généralement rentabilisé en moins de six mois) et d’identifier de nouvelles opportunités d’automatisation dans d’autres domaines de l’entreprise.
Une bonne stratégie d’automatisation d’entreprise ne consiste pas à automatiser des tâches isolées sans discernement, mais à donner la priorité aux processus ayant un impact réel.
Comment commencer à automatiser les processus au sein de votre entreprise
La première étape de l’automatisation ne consiste pas à choisir un outil, mais à analyser le fonctionnement de l’entreprise. Avant de choisir entre la RPA, l’intelligence artificielle, l’automatisation documentaire, le « low code » ou l’intégration de systèmes, il convient de bien comprendre le processus, ses exceptions, ses données et ses points de blocage.
Chez Devol, nous aidons les entreprises à identifier les processus pouvant être automatisés, à hiérarchiser les opportunités et à définir la solution technologique la plus adaptée à chaque cas. Dans certains projets, la solution peut être un robot RPA ; dans d’autres, une application « low code », une solution d’automatisation documentaire ou une combinaison de plusieurs technologies.
L’automatisation des processus ne consiste pas seulement à gagner du temps. Elle permet de mieux travailler, de réduire les erreurs, d’améliorer la traçabilité et de bâtir une entreprise plus agile, plus efficace et mieux préparée à la croissance.
