Hoy hablamos con Pablo de Eguileor, comunicador técnico, una profesión desconocida en España, que es el mundo de los manuales. En esta charla, Pablo nos cuenta las claves de la redacción de estos documentos tan desapercibidos como imprescindibles.
¿Cómo llega alguien a ser redactor técnico?
Yo llegué a esto, como muchos otros, no directamente, no me formé para ello. Yo soy ingeniero de formación. Estudié en Alemania y allí se hacía mucho énfasis en redactar bien los documentos durante la carrera y, al volver a España, me encontré con esta profesión. Había una demanda aquí cerca, en Vitoria-Gazteiz, en una fábrica de Mercedes, de redactores para los vehículos, y es allí donde empecé, hacia el año 97. Desde entonces hasta ahora he trabajado en este mundo de creación de contenidos tanto para fabricantes de producto físico como para empresas que hagan productos digitales.
Tener una buena documentación, ¿Es un requerimiento técnico o administrativo, o simplemente hay que tenerla para comunicar bien al cliente lo que hace nuestro producto o servicio?
En nuestro mundo, a un redactor técnico le gustaría siempre hacer su manual ideal, perfecto, pero todo depende de los recursos que se tengan a disposición y el producto, en qué gama o a qué nivel se ubique en su sector.
Es decir, si estás ofreciendo un producto que te da mucho servicio, cuyos usuarios finales son exigentes porque han pagado por un producto de calidad, pues los contenidos que le acompañan, incluidos los técnicos, tienen que ser también de calidad, pero no suele ser el caso.
Por lo general, esas empresas de alto nivel suelen ser pocas, las hay, incluso aquí en el mercado español las hay, pero también hay muchas empresas que sin tener una exigencia muy alta del usuario final para tener un contenido de mucha calidad, sí tienen la obligación de entregar documentación técnica, y eso especialmente es en productos físicos.
Felipe Rebollo y Pablo de Eguileor.
¿Cuándo entra el redactor técnico en los proyectos?
Hay una obligación de conformidad legal para la seguridad de las personas en el manejo del producto. Y manejo del producto no es solamente operar con él, es decir, también está instalar, si hay que instalar, transportarlo antes, puesta en marcha, la operación, como he dicho… pero también todas las operaciones que hay de mantenimiento. Toda la actividad que haya de mantenimiento también afecta a la seguridad de los usuarios que estén manejando ese producto, y ese aspecto de seguridad es el que obliga la ley a los riesgos residuales, a dar una instrucción para el manejo seguro. En muchos casos se piensa que para mejorar una documentación hay que ir a nuevos formatos o a cuestiones muy sexys, un contenido muy sexy, y no suele ser el caso principal que me encuentro yo cuando tengo que hacer una labor de consultoría.
Las empresas grandes, ¿tienen más presente la labor del redactor técnico o es una cosa que se deja para el último momento?
El mayor dolor suele ser precisamente el que has citado, que es que no hay tiempo, no hay tiempo para sacarlo porque se deja para el final. En las empresas avanzadas, que cuentan con la figura del redactor técnico dentro, primero es una cuestión de organización, que haya personas que puedan dedicarle en un alto grado su tiempo a crear contenidos o a coordinar la creación de contenidos internos, de tal manera que, cuando se empieza el proyecto, en una etapa relativamente temprana, ya se empieza a programar la elaboración de los contenidos.
No se deja para el último minuto. Se empieza a ver cómo funciona, porque en muchos proyectos los hitos se van comiendo, se van retrasando y al final el espectáculo puede ser excelso: tenemos que hacer el manual en equis idiomas para ayer, eso es un clásico, y evidentemente hay empresas que pueden sufrir por ello penalizaciones, porque están obligados a sacar ya el producto al mercado. Y si no acompaña la documentación, los clientes pueden penalizarles por contrato, tengo casos de ese tipo.
Si hablamos de empresas con un gran volumen de publicación y que, además, sus publicaciones técnicas sean bastante exigentes, pues entonces ahí probablemente fácilmente se identifique la necesidad de una o varias personas que puedan estar plenamente dedicadas a gestionar las publicaciones técnicas.
En el caso de empresas medianas o pequeñas se suele hablar de que el orden de entre el 1 y el 3% del tiempo, dependiendo del valor que tenga la documentación técnica, se dedique a estas publicaciones. En una empresa industrial esa referencia incluso puede ser más alta, pero esa es una referencia. De modo que, si hay una empresa de 100 personas, al menos un 1% del tiempo dedicado a la empresa debería ser para estas cuestiones.
¿Qué tres consejos darías a una pyme que tiene que redactar un documento técnico?
El primero, que se piense en el usuario final, que entendamos cómo es ese usuario final de nuestra documentación. O los diferentes usuarios finales, porque puede haber muchos. El ciclo de vida del producto tiene diferentes etapas y diferentes usuarios van a necesitar contenidos. Recomiendo salir de nuestro producto, que es lo que impregna el día a día en la empresa que es producto, producto, producto, y ponernos en la piel del usuario, eso sería una cuestión.
Otra sería tener una guía de redacción mínima, una serie de reglas, trabajar para tener un acuerdo interno de qué entregables vamos a hacer, cómo los vamos a estructurar… incluso a diferentes niveles, no solamente capítulos, sino también cómo queremos redactar los contenidos, eso es una inversión de futuro.
Finalmente, tener formación, que es lo que falta. Esta es una disciplina que ya tienen varios países como Estados Unidos o Alemania, donde ya está establecida. Estos son ya mercados maduros y hay formación académica. Lo que nosotros hemos trabajado en Isten ha sido crear una pequeña academia para, en el mundo hispanohablante, poder dar una formación básica. Hay que conocer la disciplina y, en base a eso, estar preparado para ir avanzando y mejorando. Esa sería la tercera pata.
