L’administration est l’un des départements de l’entreprise où les robots brillent de mille feux. La gestion robotisée du back-office dans les entreprises de toutes formes et tailles offre aux sociétés des moyens simples de faire progresser leur transformation numérique et de réduire les coûts associés à l’exécution de tâches répétitives.
Le même vieux pain et le même beurre
Sur une base mensuelle, hebdomadaire ou même quotidienne, la plupart des entreprises ont des processus qui se répètent constamment. La gestion administrative est donc le champ de bataille sur lequel toute entreprise peut entamer (si elle ne l’a pas déjà fait) son processus de transformation numérique. Ce n’est pas un hasard si l’agenda Digital Spain 2025 prévoit que la plupart des entreprises numérisent une partie de leurs processus d’ici à cette année. Il en résultera une plus grande productivité, une réduction des inégalités et une relance économique qui stimulera la sortie de crise.
Les robots peuvent aider à la gestion administrative. | Photo : Sora Shimazaki.
Des robots pour la gestion administrative
De tous les exemples que l’on peut trouver pour la mise en œuvre de robots, la gestion administrative est le plus graphique. Pour nous concentrer sur un cas concret, pensons aux fiches de paie mensuelles qui doivent être établies dans toute entreprise. Il s’agit d’un processus répétitif, avec peu de changements ou de modifications, qui consomme du temps que les employés pourraient consacrer à d’autres tâches. Le robot pourrait prendre en charge ce processus sans aucun problème. Générer des fiches de paie, effectuer des paiements, faire des notifications… Et tout cela en suivant les directives établies par l’entreprise. Toujours dans le respect des délais, sans erreurs et avec la possibilité de générer des rapports et d’effectuer un suivi à chaque étape du processus. Il s’agit simplement d’une aide pour le service administratif qui libère la charge de travail sans interférer avec quoi que ce soit d’autre.
Robotiser ne signifie pas modifier le mode de fonctionnement de l’entreprise.
Lorsque l’on envisage de robotiser un processus, il est facile de commettre l’erreur de penser que l’entreprise devra s’adapter à la nouvelle méthode de travail. Rien n’est plus faux. Les fonctions exécutées par le robot le sont en imitant le comportement qu’aurait un utilisateur humain. Il utilise les mêmes programmes, suit les mêmes étapes et applique les mêmes procédures.
On pense souvent, à tort, qu’après des années d’investissement dans des applications informatiques pour l’élaboration du travail, l’arrivée du robot entraînera un changement dans les outils ou les méthodes ancrés dans l’entreprise. Il n’en est rien. Un robot logiciel peut prendre en charge la gestion administrative sans modifier en rien les procédures de production de l’entreprise. Ainsi, les mêmes programmes que l’humain utilisait jusqu’à présent seront les mêmes que le robot continuera à utiliser. Pas d’intrusion, pas de changement majeur, seulement les avantages d’avoir un assistant qui s’occupe des parties les plus lourdes du travail.
Ainsi, si l’adaptation à la transformation digitale est une pente trop raide pour une entreprise, la gestion administrative peut devenir le fer de lance de son rattrapage. Une porte d’entrée vers le nouveau paradigme de compétitivité qui s’impose déjà et qui devient la référence que tout le monde, tôt ou tard, devra suivre.
