Il est parfois plus facile de comprendre comment la robotisation peut vous aider à l’aide d’un exemple concret. C’est pourquoi nous allons examiner aujourd’hui une solution à l’un des problèmes les plus urgents de toute entreprise : l’automatisation des factures.
La source du problème
La automatización de facturas nace como una solución para una de las tareas más tediosas y repetitivas que se dan en cualquier negocio. La clasificación, organización y almacenamiento de facturas para su consulta posterior puede resultar un trabajo a tiempo completo según el tamaño de la compañía. En negocios más pequeños, el no tener a una persona dedicada a esta labor en exclusiva, puede derivar en pérdidas de información, aumento de los errores en la clasificación o problemas en sus consultas posteriores.
Nous sommes donc confrontés à un véritable problème. Un problème qui peut facilement être résolu par une solution développée à l’aide de robots logiciels. Des robots qui automatisent la tâche, libérant ainsi les travailleurs pour qu’ils se consacrent à des activités à plus forte valeur productive. Mais que font les robots ?
L’automatisation des factures est une solution efficace.
Les contributions des robots logiciels
Dans ce blog, nous avons déjà expliqué comment l’intégration de robots logiciels peut contribuer à améliorer les flux de travail dans n’importe quelle entreprise.
Les robots logiciels sont utilisés pour les tâches répétitives, qui fonctionnent toujours selon le même ensemble de critères ou de paramètres. Ils sont également utilisés pour les tâches qui, par nature, suivent un flux constant d’étapes facilement reproductibles. Tout comme une personne peut en remplacer une autre dans une tâche qui suit des étapes prédéterminées, un robot logiciel peut prendre en charge un processus bien défini et récurrent.
L’automatisation des factures en fait partie. Les étapes à suivre sont identiques d’un cas à l’autre, ce qui permet d’identifier un flux de travail uniforme que le robot peut accomplir.
Un processus qui n’est pas sans problème
La classification et la gestion des factures dans les entreprises ne sont pas exemptes de problèmes courants. Le premier est la classification initiale, qui doit tenir compte de différents paramètres. La personne chargée de la classification doit prêter attention à différents aspects dans des factures qui se présentent différemment. La recherche et le tri par numéro de TVA, nom du fournisseur, adresse, date d’échéance, etc. entraînent invariablement un taux d’erreur qui augmente au fur et à mesure que le nombre de factures augmente.
Ce nombre élevé de contrôles, de corrections d’erreurs, de classifications interminables, etc. entraîne une augmentation du temps passé, ce qui conduit inévitablement à une perte de productivité importante.
De plus, si à la fin du processus on souhaite pouvoir consulter les factures selon une sorte de critère spécifique, il faudra mettre en place un système d’archivage et de recherche. Tout cela aboutit à un système inefficace qui consomme des ressources excessives et qui est associé à un taux d’erreur qui n’est peut-être pas acceptable.
L’automatisation des factures comme solution
Face à ce problème, la solution réside dans un système d’automatisation des factures qui numérise le processus et l’améliore de manière tangible pour l’organisation.
Des technologies comme Abbyy Flexicapture permettent d’extraire des informations des factures pour les analyser automatiquement. Il s’agit d’un système qui lit la facture comme le ferait une personne et compare chaque élément d’information pour le mettre en contraste, l’identifier et agir en conséquence. De cette manière, la validation de la facture est automatique, car elle garantit que les données et les paramètres sont corrects.
Le système est capable de faire correspondre les données reçues avec celles stockées, de sorte que le numéro de TVA ou les taux de TVA ou d’autres taxes sont collectés rapidement et efficacement. En cas d’incident, le système redonne le contrôle à l’opérateur pour une gestion sans ambiguïté. Les différents points de contrôle du système garantissent que tout est toujours sous contrôle. Cela signifie que le taux d’erreur tend à diminuer jusqu’à zéro.
Enfin, les factures sont triées et archivées. Grâce au système de reconnaissance initiale, il est très facile de générer différents champs de recherche qui nous permettent de filtrer tout le contenu en fonction des exigences de chaque moment. Tout cela permet une révision et un audit sur mesure, sûrs et cohérents.
Des solutions à des problèmes réels
Comme nous l’avons vu, des solutions efficaces peuvent être développées pour des problèmes quotidiens réels dans toute entreprise. L’automatisation des factures, que Devol propose à travers son propre développement, n’est qu’un exemple parmi d’autres.
Augmenter l’efficacité, réduire le taux d’erreur ou libérer du temps pour le personnel ne sont que quelques-uns des avantages les plus évidents. Mais il en existe d’autres qui sont spécifiques à chaque cas d’entreprise.
Quel que soit le problème dans les tâches qui impliquent des processus récurrents, la robotique logicielle peut aider à décharger le travail et générer un impact positif direct sur toute organisation.
