La mejora más destacada para aumentar la eficiencia en las empresas pasa por la automatización de procesos. Esta automatización, sin embargo, no consiste simplemente en incorporar una nueva tecnología. Para que los resultados sean óptimos es imprescindible identificar correctamente qué tareas se pueden ejecutar de forma automática, ya sea total o parcialmente (con la intervención de una persona en algún momento).
¿Qué significa automatizar un proceso?
Antes de profundizar, debemos entender que automatizar un proceso es igual a utilizar tecnología para la ejecución de determinadas tareas con una intervención humana nula (o mínima). Estas acciones pueden ser tan sencillas como enviar un aviso cuando se recibe una solicitud, o más complejas, como recoger datos de distintos sistemas, generar un informe y distribuirlo a quien corresponda.
Como siempre, el objetivo final no debe ser el uso de la tecnología “porque sí”, sino que debe atender a criterios medibles, como la reducción del tiempo dedicado a la tarea, la minimización de errores o lograr que la información fluya de manera más rápida.
Una automatización bien planteada permite que las personas se centren en actividades de mayor valor (como análisis, resolución de incidencias o toma de decisiones).
Antes de iniciar un proyecto de automatización es imprescindible revisar el proceso al completo. Si una tarea no está bien definida, incluye pasos innecesarios o depende de información poco fiable, la automatización conseguirá que el problema se repita más rápido, pero no que desaparezca.
Resulta por tanto necesario que la automatización se acompañe de una reflexión previa sobre cómo trabaja la empresa, la información que necesita y el resultado que espera conseguir.
Tareas que sí merece la pena automatizar
Como hemos comentado en anteriores ocasiones, los procesos más proclives a una automatización exitosa son aquellos que incluyen tareas repetitivas y basadas en reglas claras que incluyen pocas o ninguna excepción. Ejemplos claros de este tipo de procesos son la introducción de datos en distintas aplicaciones, la actualización de registros, la clasificación de documentos, el envío de comunicaciones rutinarias… Todos ellos procesos que suelen consumir muchas horas de trabajo y que aportan poco valor al realizarse manualmente.
Otro de los perfiles candidatos a automatizar son aquellas tareas en las que existe un alto riesgo de error humano. Acciones como copiar datos desde una hoja de cálculo a un sistema de gestión, calcular importes o comprobar si determinados campos están completos son actividades que suelen generar errores por descuidos.
Otro ámbito muy adecuado es el de las notificaciones y seguimientos. Es muy sencillo para una empresa configurar avisos automáticos cuando un pedido se retrasa, una factura supera su fecha de vencimiento o un indicador se desvía de los valores previstos. Además, estos controles se pueden complementar con acciones adicionales que puedan aportar incluso mayor valor a la automatización.
Por último, podemos destacar la generación de informes como otro de los perfiles que suelen ofrecen un retorno más rápido. En lugar de recopilar manualmente datos de distintas fuentes cada semana o cada mes, una automatización puede programar su extracción, organización y presentación (incluso fuera del horario laboral). Esto permite tener información más fiable, más rápido y de forma más frecuente, dejando a las personas más tiempo para analizar e interpretar esa información.
Tareas que no siempre conviene automatizar
Hay que tener presente que no todos los procesos deben automatizarse. Hay tareas que requieren empatía, negociación, creatividad o una valoración compleja para las que sigue siendo necesaria la participación de una persona.
Por ejemplo, una automatización puede ayudar a clasificar consultas de clientes, pero para determinadas reclamaciones puede ser necesario comprender el contexto y ofrecer una respuesta personalizada.
Tampoco es rentable por regla general la automatización de procesos que se realizan con poca frecuencia o que no exigen demasiado tiempo. En estos casos, el coste del análisis, desarrollo y mantenimiento puede ser mayor que el beneficio obtenido.
Otra de las causas por las que se descartaría una automatización es cuando el proceso cambia constantemente. Si no existe una forma estable de trabajar, cualquier modificación puede obligar a rehacer la automatización.
Si el origen de la información no es fiable, los datos están incompletos, duplicados o almacenas sin criterios comunes, también conviene ser prudente. La automatización trasladará esos problemas a otros sistemas, por lo que hay que tener en cuenta que la calidad del dato es una condición esencial para que cualquier proyecto funcione correctamente.
Cómo decidir si un proceso debe automatizarse
La manera más sencilla de valorar una posible automatización es analizar estos cuatro aspectos: frecuencia, tiempo, errores y estabilidad. Cuanto más se repita, más tiempo consuma, más errores genere y más y mejor definidos estén sus pasos, mayor será su potencial de automatización.
Es importante también calcular el impacto esperado. Una tarea corta, de pocos minutos, puede parecer irrelevante, pero si se repite varias veces al día a lo largo de todo el mes, la perspectiva cambiar. Al contrario, un proceso largo que se ejecuta una sola vez al año quizá no justifique una inversión.
Por otro lado, la automatización puede (y debe) mejorar la trazabilidad. La empresa debería saber qué acciones se han realizado, cuándo y con qué datos. ¿Se ha producido alguna incidencia? Debería ser posible identificarla con rapidez para poder ponerle solución.
Por último, es recomendable empezar con un proceso concreto para poder medir los resultados y, a partir de ahí, ampliar el alcance progresivamente. Los proyectos pequeños tienen más facilidad para detectar dificultades, ajustar soluciones y demostrar utilidad antes de afrontar retos de mayor tamaño.
Automatizar bien, no porque sí
Con todo lo anterior hemos visto que la automatización de procesos ayuda a reducir costes, mejorar la calidad y agilizar el funcionamiento de las organizaciones donde opera. Sin embargo, su éxito depende de seleccionar correctamente esos procesos.
El objetivo final no es sustituir la intervención humana en todos los procesos, sino de eliminar trabajos repetitivos y permitir que las personas dediquen su tiempo a actividades que requieren experiencia, criterio y capacidad de decisión.
En Devol ayudamos a las empresas a analizar sus procesos, detectar oportunidades de mejora y desarrollar soluciones tecnológicas adaptadas a sus necesidades reales. Si tu organización dedica demasiado tiempo a tareas manuales, duplicadas o propensas a errores, podemos ayudarte a identificar qué procesos merece la pena automatizar y cómo hacerlo de forma progresiva, segura y rentable.
