Toda organización enfrenta retos operativos que pueden afectar la eficiencia, la productividad y la competitividad. La Automatización Robótica de Procesos (RPA) se ha convertido en una solución clave para mitigar estos problemas y optimizar los flujos de trabajo.
Desafíos claves y sus soluciones con RPA
La adopción de soluciones de automatización mediante robots software por parte de las empresas trae consigo una sustancial mejora de la productividad y la eficiencia. Pero, ¿por qué?
Sencillamente, la incorporación de una fuerza de trabajo virtual acarrea ventajas directas fácilmente apreciables, como veremos más adelante. Además, se trata de una tecnología no intrusiva y que presume de tener uno de los más cortos retornos de la inversión.
Sin embargo, no es menos cierto que la incorporación de esta tecnología, al menos en sus primeras fases, puede encontrarse con cierta resistencia por parte de los empleados. Resistencia que se evapora rápidamente al comprobar la mejora en las condiciones del puesto y la descarga de trabajo poco agradecido.
Porque, como comentábamos antes, ¿en qué puntos resulta especialmente útil la incorporación de esta herramienta? Bien, veámoslo.
- Reducción del esfuerzo del personal en los procesos empresariales
Los robots de software pueden replicar las acciones humanas en sistemas informáticos, eliminando tareas repetitivas y reduciendo la carga de trabajo manual de los empleados. RPA se puede hacer cargo de aquellos procesos de negocio que tienen unas reglas definidas, pocas excepciones y una alta repetición.
- Disminución de errores en los procesos
Al eliminar la intervención humana en tareas repetitivas, RPA reduce significativamente los errores, garantizando consistencia y precisión en cada operación. Esto, dependiendo del proceso, puede incluso repercutir en una mejora del servicio al cliente, por ejemplo.
- Reducción del tiempo de procesamiento
Los robots pueden ejecutar tareas a una velocidad superior a la de los empleados, operando 24/7 sin interrupciones y sin cansancio, lo que acelera el tiempo de procesamiento. Además, como es posible ejecutar procesos fuera del horario de oficina, los robots pueden adelantar trabajo para que los empleados encuentren informes o tareas realizadas al incorporarse a su puesto por la mañana.
- Manejo de picos de carga de trabajo
RPA ofrece flexibilidad para gestionar grandes volúmenes de tareas, priorizando procesos y permitiendo escalar operaciones sin necesidad de aumentar personal. Esto resulta especialmente útil cuando los negocios deben hacer frente a periodos de fuerte estrés, como fechas de liquidación de impuestos en el sector de las gestorías o campañas como navidad en el sector retail.
- Cumplimiento normativo
La automatización garantiza que las tareas se realicen de manera estándar y conforme a regulaciones, reduciendo riesgos de incumplimiento. Ya que el robot siempre ejecutará el proceso bajo las directrices que se le hayan definido, la seguridad de que lo realizará atendiendo a las especificidades necesarias está garantizado.
- Aumento de la productividad
Al liberar a los empleados de tareas repetitivas, estos pueden concentrarse en actividades de mayor valor, mejorando la productividad general de la organización. Y es que, resulta lógico pensar que, a menor tiempo dedicado a tareas imprescindibles pero que aportan poco valor, mayor tiempo disponible para trabajos más creativos o demandantes.
- Cobertura ante ausencias del personal
En caso de bajas por enfermedad, vacaciones o permisos, RPA asegura la continuidad operativa sin afectar la eficiencia del negocio gracias a la versatilidad de poder ajustar las ejecuciones a la carga de trabajo existente.
- Apoyo en la contratación de personal
La automatización reduce la carga de tareas monótonas, haciendo que los puestos sean más atractivos para los candidatos y mejorando la retención de talento. Si bien se suele apreciar una resistencia inicial por parte de los empleados a la incorporación de los robots software, lo cierto es que, una vez asimilados, nadie quiere desprenderse de ellos.
- Minimizar la exposición de datos sensibles
Los procesos que manejan información confidencial pueden ser ejecutados por robots, limitando el acceso del personal y aumentando la seguridad de los datos. Al eliminar el componente humano en este tipo de procesos, la integridad de toda la cadena de custodia de datos se ve reforzada.
RPA es una tecnología que ayuda a las empresas.
Tipos de trabajo en los que RPA aporta beneficios
Las automatizaciones con RPA se aplican en diversos tipos de trabajo, ya que cualquier acción llevada a cabo por una persona frente a un ordenador es susceptible de ser automatizada si, como hemos mencionado, se trata de un proceso que se ejecute con unas normas claras y establecidas. No obstante, es cierto que entre todas ellas destacan especialmente, por comunes, algunas tales como:
- Entrada de datos
- Conciliación de información
- Monitoreo y alertas
- Ensamblaje y consolidación de datos
Estos procesos se encuentran en distintos departamentos y pueden optimizarse mediante la implementación de RPA, reduciendo tiempos y errores.
El papel de las personas en la automatización
Aunque RPA se encarga de tareas repetitivas, los empleados siguen desempeñando un rol clave en el proceso. La mejor estrategia es combinar las fortalezas de ambos y así obtener los mayores beneficios. No se trata de sustituir a unos por otros, si no de generar nuevos flujos de trabajo en los que los robots y las personas cooperen para generar un mayor interés para el negocio. De esta forma, la carga de trabajo podría distribuirse así:
- Los humanos gestionan las excepciones y los casos complejos
- Los robots automatizan las tareas rutinarias y estandarizadas
Las empresas pueden definir diferentes niveles de interacción entre empleados y robots:
- Proceso totalmente manual
- Delegación de tareas a un robot por parte del empleado
- Interacción entre el empleado y el robot
- Revisión y aprobación humana de las tareas del robot
- Automatización completa sin intervención humana
Este último caso hace referencia directa a lo que últimamente se está conociendo como automatización inteligente. Se trata de procesos apoyados por inteligencia artificial que pueden ejecutar acciones más complejas, que incluyen partes que requieren de toma de decisiones, y que, en el extremo ideal, no requieren que ninguna persona tome parte del proceso en ningún punto de este.
Conclusión
Como hemos visto, RPA es una herramienta poderosa para superar los desafíos operativos y mejorar la eficiencia de las organizaciones. Su implementación permite a las empresas optimizar procesos, reducir errores, mejorar la seguridad de datos y liberar a los empleados para tareas de mayor valor estratégico. Si tu empresa aún no ha explorado el potencial de RPA, ¡este es el momento ideal para hacerlo!
